Gestión de compras – ¿Cómo controlar los productos críticos?

Existen muchas maneras de controlar, los productos o materiales llamados “críticos”, que son aquellos que, sin ellos, tendremos problemas en nuestra producción.

A mí me gusta el diagrama de Pareto o sistema A-B-C, ¿pero que es el diagrama de Pareto?

Según Wikipedia es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha, y separados por barras. Permite asignar un orden de prioridades. Tambien se lo conoce como curva cerrada o distribucion A-B-C.

¿Y a nosotros en Compras, para que nos sirve? Para conocer, comprar y controlar nuestros materiales o productos críticos.

Tambien podemos utilizarlo, para valorizar a nuestros proveedores, y de esa manera negociar mejores condiciones de compra.

Vamos a una pequeña explicación

Por ejemplo, tenemos 1000 materiales que son necesarios en nuestra producción, como materia primas, materiales directos, indirectos, etc.

Para ello, se debe elaborar una tabla donde, en la primera columna se numeran las filas de los ítems (o materiales que la empresa necesita en todo el año), en la segunda columna se indican los montos de compra anuales de esos insumos, ordenándolos en forma decreciente, (de mayor a menor) y en la última columna se transcribe el acumulado de los mismos.

Construida la tabla, se obtiene el 80% del valor de la última fila de la columna “Acumulado”, o sea el 80% del valor total de las compras anuales.

En nuestro caso, sería el 80% de $ 690.000, lo que da un valor de $550.000. Si por esa fila nos desplazamos hacia la derecha de la tabla, encontraremos el ítem N.º 199

Esto significa que los montos de las compras de los 199 primeros ítems de la tabla, que representan casi el 20% de todos los ítems a comprar, originan una erogación anual de    $ 550.000 o sea el 80% de las erogaciones anuales de las compras.

El diagrama de Pareto sirve para determinar cuáles son nuestros productos críticos, que son aquellos que se encuentran comprendidos en el tramo “A”, o bien que, sin estar en él, su faltante puede ocasionar graves daños a la producción.

Este dato es muy importante, ya que no es lo mismo controlar minuciosamente las compras y los movimientos de stocks de 199 productos que de 1000.

¿Significa que los materiales “B” y “C” no hacen falta controlar? NO, significa que debemos controlar minuciosamente el tramo “A” y que los “B” y “C” no llevan tanta exactitud.

Hay que tener en cuenta, que quizás haya algún material de los otros tramos, que, a pesar de no ser económicamente importante, o de un gran volumen, también puede ser muy necesario en nuestra producción, por ejemplo, en una fabricación de muebles, serían los clavos o tornillos, que sin ellos no podremos hacer nuestra producción. En esos casos, se aconseja comprar un volumen importante, y tener todo el año cubierto. Es un valor muy pequeño por unidad, pero no puede faltar por ningún motivo.

Por lo expresado, a los productos que se encuentran dentro del tramo “A” de la curva de Pareto, se les debe dar un tratamiento especial, dada la significación económica que poseen y por ello se los denomina Productos Críticos.