Procesos de compras

¿A que llamamos métodos o procesos de compras?

Es aquel sistema (proceso, método, etc.) que utilizan las empresas, para poder obtener una materia prima, o materiales, etc. Es el hilo que conduce desde la persona que necesita el material (podemos llamarlo usuario final o “cliente interno”), hasta la correcta recepción en nuestro deposito.

Existen empresas que tienen métodos con controles durante el mismo, y otras que no lo tienen, y todo el pedido, se basa en un papel.

¿Cuál de las dos está bien y cual está mal? Ambas tienen cosas buenas y malas.

Revisemos un poco más:

Ejemplo “A”: supongamos una empresa mediana o grande, donde existe un proceso totalmente armado y controlado. Tiene una fecha de inicio de la producción, y necesita la compra de una materia prima.

El usuario final solicita la MP, según cantidad y fecha que la producción la va a utilizar. Su supervisor controla que el pedido interno este correcto, luego el gerente de planta (o jefe) lo autoriza y lo pasa al depto. de Compras. El jefe o gerente de Compras recibe el pedido, y una vez autorizado lo pasa a su comprador. Este método lleva 6 pasos (usuario final, supervisor, gerente de planta, gerente de compras, comprador, proveedores)

El comprador hace su gestion, envía mails a los proveedores pidiendo cotización, llama por telefono, etc., y se encuentra con un problema. El proveedor elegido puede entregar solo la mitad de material en fecha y la otra mitad 15 dias despues. ¿Sirven esos plazos?

Hay que hacer el camino inverso, para la consulta. ¿Cuánto demora ese ida y vuelta? Dias, quizas semanas, y si estan en diferentes lugares físicos, o con diferentes husos horarios sería peor. ¿Podria el comprador “puentear” el proceso y preguntar directamente al usuario?, sí, claro, pero estaria saltando los pasos del organigrama de la empresa, y esto puede ser mal visto.

A favor de este sistema: el proceso es controlable, paso a paso. Lo que pide el cliente interno,  es lo que va a recibir. Hay antecedentes de compras anteriores, precios históricos para comparar, Finanzas tiene el presupuesto disponible para pagar, etc.

En contra: cada problema que surja durante el proceso (incluso si el proveedor tiene algun problema, como entrega diferida, tipo de material con alguna modificación, cantidad diferente, hasta la forma de entrega si es suelto o en pallet, etc.) hará que la compra se demore mucho más, ya que debemos hacer ese circuito de 6 pasos para consultar.

Solución propuesta: revisar el proceso, disminuyendo los tiempos muertos, y acelerando la dinámica de punta a punta. Disminuir tiempos muertos equivale a disminuir costos.

Ejemplo “B”: ahora pensemos en una pyme, estructura pequeña, unos pocos administrativos, y el resto en producción. Mismo pedido, misma necesidad.

La persona que necesita el material (usuario final) lo pide en forma directa al comprador, en cantidad y tiempo de entrega. Surge un problema con el proveedor, entonces el comprador le consulta directamente al usuario. El ida y vuelta solo demora un par de horas, eliminando tiempos muertos. Las dudas son rápidamente aclaradas y se acepta la forma que ofrece el proveedor.

Aca hago un descanso y comento algo. En gral, las personas solemos tener miedo a lo que podriamos decir “quedarnos cortos o desabastecimiento”. Vamos al supermercado, y si necesitamos 1 rollo de cocina, traemos 3, por las dudas. Si un desodorante nos dura 15 dias, traemos 4, y asi con cada cosa.

En mi experiencia, sucede lo mismo en las empresas, con los pedidos de producción; es decir “aumentamos” la cantidad, para no quedarnos “cortos”. Esto genera, diferentes problemas, por ejemplo que haya proveedores no tengan tanta cantidad en stock, y aunque tengan buen precio, quedan afuera de la cotización; inmovilizar capital $$ porque si necesitamos 80 kgs y pedimos 100 kgs (por las dudas) tendremos 20 kgs en stock inmovilizado (es decir $$ inmovilizados); etc.

¿Quién controla que el pedido tenga la cantidad correcta?, una vez recibido, es dificil devolver al proveedor. ¿Y el precio?, tenemos algun listado histórico como para cotejar? En este caso no hay un proceso que avale tiempos, cantidades, precios históricos, etc.

A favor: el pedido llega del usuario al comprador rápidamente, sin demoras (sin tiempos muertos). En caso de problemas, el comprador llama al cliente interno y le consulta. Se soluciona todo en un par de horas.

Contras:  no hay un proceso que avale la compra, no existen controles ni autorizaciones en ninguna parte del circuito, la empresa puede llegar a solicitar cantidades erróneas, y pagar precios excesivos. ¿Y si finanzas no tiene los fondos suficientes? No existe un proceso que mantenga un margen de error bajo.

Solución: armar un proceso ágil, que no genere tiempos muertos y al mismo tiempo que permita a una Pyme tener todo bajo control, pero sin necesidad de recurrir a una estructura más grande.

Por esto, es importante que el proceso o circuito de Compras sea armado y generado por personas que ya tienen la suficiente experiencia, para poder eliminar los tiempos muertos que poseen los procesos estructurados; y en aquellas Pyme que no tienen un método adecuado, disminuir el margen de error al minimo, por falta de controles, autorizaciones, etc.