Clasificación de proveedores

Ya hemos visto: la función del comprador dentro de una estructura; los métodos más comunes según el tipo de empresas; y como poder controlar nuestros materiales, según diagrama de Pareto o A-B-C.

Ahora, vamos a hablar de otra pata muy importante, que son los proveedores.

En el pasado, se hablaba del “proveedor” como “alguien extraño” que te vende caro, entrega mal y como quiere, la calidad es mala, y nosotros, como empresa, hacemos lo que podemos, con todo eso.

El nuevo enfoque, no habla de “enemigos”, sino de “compañeros o partners”.

Mas allá del material que le compremos, tenemos que conocerlo. De esta manera podremos estar siempre un paso adelante, ante una emergencia que se nos presente.

Párrafo aparte, es importante saber diferenciar el valor de compra con el valor de disponibilidad.

El valor de compra es, por el cual se compra un producto y se paga al contado; y para el valor de disponibilidad, además del valor compra, hay que adicionar todos los costos extra que debemos afrontar y que sean responsabilidad del proveedor, tales como rechazos por productos defectuosos, disponer de personal adecuado para poder hacer control de calidad, mantenimientos de stocks elevados para evitar discontinuidades por incumplimiento en los plazos de entrega, etc.

Volvamos a la valoración, una forma de tener los proveedores más idóneos, según nuestras necesidades, es hacer revisiones periódicas, cada 1 o 2 años.

Para ello, se debe contar con un procedimiento, que contemple algunas variables tales como

• Precio
• Localización del proveedor
• Calidad de los productos a comprar o de los servicios a contratar
• Solvencia financiera
• Cumplimiento de los plazos de entrega
• Capacidad del proveedor para desarrollar sus propios productos
• Capacidad para abastecer las cantidades solicitadas
• Etc

Según qué tipo de empresa/fábrica/producción seamos, será el valor cuantificable que le daremos a las diversas variables.

Por eso, hablamos de compañeros, ya que para una correcta evaluación es importante poder visitar al proveedor y, revisar la documentación que se le solicita, el grado en que éste satisface los atributos determinados.

Supongamos que el puntaje máximo que puede alcanzar un proveedor sean 100 puntos, podremos clasificarlos en:

• “APTOS”. Son los que cumple con mucha aproximación, todas las condiciones que se requiere de un proveedor, en consecuencia, alcanzan una calificación entre 100 y 75 puntos.
• “APTOS CONDICIONALES”. Son aquellos que solo alcanzan un puntaje de entre 50 y 75 puntos, pero que están en condiciones de mejorarlo por sí solos en un tiempo prudencial, solucionando las deficiencia observadas por el evaluador.
• “APTOS A DESARROLLAR”. Son aquellos que por alguna razón son de interés para la compañía, como, por ejemplo, porque son productores únicos, o porque presentan muy buenas perspectivas para trabajar en conjunto con la empresa, etc., pero que, sin ayuda, no pueden alcanzar una calificación de entre 40 y 50 puntos.
• “NO APTOS”, son aquellos que obtienen un puntaje inferior a 50 puntos y no tienen un interés particular para la compañía. Estos proveedores son descartados y solo se les puede comprar ante alguna emergencia.

La clasificación de proveedores es una responsabilidad del área de Compras, pero en ese proceso suelen colaborar con ella otras áreas de la empresa, por ej., para determinar la capacidad técnica del proveedor, puede colaborar el área de Producción, o para revisar la capacidad económica financiera, el área de Finanzas.